在经济低迷期，企业对外包服务是会收缩还是会更加积极？结论很不确定。但据有关调查显示，当经济不景气时，企业会更加仔细地核算成本，一些大额的、长期的外包项目有缩减的可能，而一些新型的、投资少但对缩减成本见效快的外包却开始受到欢迎。打印外包便是其中一种。

按印付费

青岛四方—庞巴迪铁路运输设备有限公司IT部门负责人徐立华，以前常常会被打印的问题所困扰。四方庞巴迪的打印量很大，对文印的要求很高，以前都是自己采购打印设备和，自己管理维护。但在购买墨盒等产品时，便会经常面对假冒产品，还会因为对打印预期估计不准而造成浪费。更让徐立华头疼的是打印设备的日常维护问题。打印设备和PC、不一样，PC和服务器的故障往往是一次性发现一次性解决，而打印设备多是顽固性的问题。据I统计，IT部门有15%的时间用在解决打印相关的问题上面。“由于设备跟责任是分开的，出现问题的时候，服务商往往是想使用最低的代价解决问题，这样做维护的时候很难一次性把问题解决。”

后来经过仔细地评估与核算，在今年6月份，四方庞巴迪正式采用了打印外包服务，把整体打印（包括传真）体系外包给专业打印服务公司。这样，所有的都是置于远程打印管理软件的管理之下，使用者都通过打印权限进行打印，打印完以后记数器记下打印的数字，同时也记录下打印的地址和相关的信息。因为所有打印设备在外包商的远程管理软件的监控之下，遇到有问题的机器会马上更换，对于以前常出现的顽固性问题，专业服务人员常常可以一次性把问题解决。据徐立华介绍，现在突发性故障率从以前的每月10起下降到1起，常见故障下降了70%以上。

同时，通过管理软件进行安全控制和打印成本控制，安全问题和纸张浪费也很好地解决了。四方庞巴迪的主动打印费用减少了5%-10%，设备上合算到单张打印的目标成本直接降低10%，三年的成本降低大约在18%左右，而这些还仅是从账面上可以看到的直接成本。此外，通过外包还解放了人力，以前是一个人全职负责维护打印机，而现在只需要一个兼职者就可以了。

打印外包还采用了新型的付费模式——按印付费，即按每月的实际打印量付费，这类似于的付费方式，而具体计数方式是和用户选取服务内容是相关的。一般来说，打印外包常见模式有三种，一种是四方庞巴迪的全外包模式，所有的硬件、耗材、维护和服务都外包，费用最后会折算到每一张纸上，一个月打了多少张纸累计起来进行计费。第二种是客户自己买机器不买耗材的外包服务，还有一种是机器、耗材都企业自己买，仅外包维修服务。当然，不同的外包模式，“月租费”是不同的。

经济低迷期，这种按印付费模式对资金紧张的企业更具吸引力，这样的企业一般会选择设备、耗材维修等全部外包的模式，在降低成本的同时可以缓解企业现金流上的压力。这时采用打印外包模式就好比当你必须用车而手头很紧时，你可以选择去租辆车而不是只能借钱买辆车。

被忽略的成本

看起来打印外包服务既省钱又省力，又降低了安全隐患，但目前采用外包服务的企业还只是少数。

在人们的传统观念中，打印机和PC等设备相比，它从来都只是一个终端，与电话、传真机一起相提并论。许多时候，复印等设备的管理和采购也主要放在了传统的行政和后勤部门，相对于服务器，、存储、ERP等来说，文印在企业内部不大受重视，很少得到系统性的规划。

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